Vous songez à changer d’ATS ou à en adopter un pour la première fois ? C’est un vrai pas en avant dans l’optimisation de votre processus de recrutement. Mais attention : la mise en place d’un ATS, ça ne s’improvise pas. Et pour éviter les erreurs de parcours, on vous guide pas à pas. 

1. Posez les bases : pourquoi avez-vous besoin d’un ATS ?

Avant de vous jeter sur les comparatifs d’outils, prenez un peu de recul. Quels sont vos vrais besoins ?

• Vous perdez du temps à trier des CV manuellement ?
• Vos équipes RH se noient dans les mails de candidatures ?
• Vous avez besoin de collaborer plus efficacement avec les managers ?
• Vous voulez améliorer l’expérience candidat ?

Lister vos irritants actuels vous aidera à définir ce que vous attendez vraiment de votre futur ATS. C’est aussi essentiel pour obtenir l’adhésion de votre direction (et peut-être débloquer un budget 😉).

2. Impliquez les bonnes personnes dès le départ

Le recrutement, ce n’est pas seulement l’affaire des RH. Un bon ATS, c’est un outil transversal. Assurez-vous donc d’impliquer :

• Les recruteurs (évidemment),
• Les opérationnels et managers (qui vont souvent intervenir dans les process),
• Le service IT (pour les aspects techniques),
• Et si possible, un sponsor côté direction.

En les impliquant tôt, vous augmentez vos chances d’adhésion… et vous évitez les mauvaises surprises à l’implémentation de l’outil.

3. Faites le tri dans vos processus actuels

Changer ou mettre en place un ATS, c’est aussi l’occasion de faire le ménage.

Quels sont les points de friction dans vos processus actuels ? Trop d’étapes ? Pas assez de suivi ? Un manque de clarté dans les rôles ? Profitez-en pour simplifier, structurer, clarifier.

💡 Astuce : Cartographiez vos processus de recrutement actuels avant d’intégrer un outil. Vous saurez ainsi exactement ce que vous attendez de votre futur ATS.

4. Comparez les ATS… mais pas uniquement sur les fonctionnalités

C’est tentant de se laisser séduire par une longue liste de fonctionnalités, mais ce n’est pas ça qui fera la réussite de votre projet.

Posez-vous plutôt ces questions :

• L’outil est-il simple à prendre en main ?
• Est-ce qu’il s’intègre bien avec vos autres outils (jobboards, agenda…) ?
• Le support client est-il réactif ?
• Est-ce que les candidats auront une bonne expérience ?

📌 N’oubliez pas de demander une démo personnalisée. C’est là que vous verrez si l’outil colle à votre réalité.

5. Préparez soigneusement le déploiement

Une fois l’ATS choisi, place à la mise en place. Et là, un seul mot d’ordre : anticipation.

• Migration des données : vos anciens CV, vos candidats en cours… tout doit être bien transféré.
• Formation des équipes : prenez le temps de former chaque profil utilisateur, si l’ATS propose de les former, c’est du temps gagné pour vous : pensez à poser la question ! 
• Communication interne : expliquez pourquoi ce changement, et ce que ça va leur apporter.
• Phase de test : lancez un pilote sur un périmètre restreint avant un déploiement global.

Un bon lancement, c’est 50 % du succès de votre ATS.

6. Mesurez et ajustez

Une fois l’outil en place, ne le laissez pas tourner tout seul. Analysez vos KPIs de recrutement :

• Temps moyen de recrutement,
• Taux de transformation des candidatures,
• Satisfaction des managers,
• Feedbacks candidats.

Et surtout, faites évoluer vos process au fil de l’eau. Un ATS performant, c’est un outil vivant.

En résumé

Changer ou mettre en place un ATS, c’est une belle opportunité d’optimiser son recrutement. Mais c’est aussi un projet structurant qui mérite méthode, implication collective et bon sens.

Et surtout : ne choisissez pas l’outil le plus connu. 

Choisissez celui qui est fait pour vous.